Офисный переезд

В большом городе, а тем более в столице, адреса офисов организаций по статистике меняются довольно часто, а именно раз в несколько лет. Фирмы развиваются и растут, так что со временем им нередко требуется более просторный офис. Часто фирмы переезжают из прежнего арендованного офиса в новое купленное здание. Бывает, что с арендодателем не удается договориться об условиях продления срока аренды. Причин много – результат один и этот результат заключается в необходимости организации офисного переезда.

Организовать его самостоятельно вряд ли получится. Ведь для перевозки офисной мебели и оборудования вам потребуются грузовые машины и грузчики. 

На первый взгляд, простейший вариант организации офисного переезда – упаковать офисное оборудование силами своих сотрудников и заказать грузовые машины с грузчиками. Однако этот вариант является самым спорным. Не специалисту очень сложно оценить, сколько грузовых машин и грузчиков потребуется для организации быстрого офисного переезда.

Некоторую часть офисной мебели, возможно, придется разбирать для обеспечения удобства ее погрузки, транспортировки и разгрузки. И не факт что вызванные грузчики прибудут с необходимыми для этой цели инструментами. Офисный переезд дело серьезное.

Поэтому для его организации первыми в ваш офис должны прибыть отнюдь не грузчики, а специалисты транспортной компании. Они оценят, сколько грузовых машин потребуется для офисного переезда, и каких именно типов грузовых машин, сколько грузчиков и с какими инструментами будет необходимо для обеспечения всех требуемых операций, сколько рейсов грузовых автомобилей потребуется и сколько времени займет офисный переезд.

Впрочем, в том, что касается времени затрачиваемого на офисный переезд, то тут следует всеми силами стремиться к идеалу, согласно которому офисный переезд должен быть осуществлен в течение одного дня. В бизнесе время равно деньгам, а задержки в работе офисов равны убыткам. Специалисты транспортной компании также оценят транспортные возможности лестниц и лифтов, если таковые имеются в здании вашего офиса.

Первое, что нужно решить – это как вы будете переезжать: своими силами или с помощью транспортной компании. Оба эти способа имеют свои достоинства и недостатки.

На первый взгляд можно сказать, что переезд офиса компании без эксплуатации наемных рабочих является наиболее выгодным, поскольку не потребуется затрачивать денежные средства на грузоперевозки офиса. Но данный способ имеет свои слабые стороны, поскольку переезд своими силами потребует от вас тщательной подготовки. И речь тут идет не только об упаковке-переносе вещей. Нужно убедиться, что у вас достаточно собственного транспорта и что он отвечает требованиям по перевозке всех ваших вещей. Потом нужно решить вопрос с участием сотрудников офиса и четко разделить между ними обязанности. Затем продумать маршрут и приступать к переезду. Сотрудников нужно разделить на две группы: одну оставить в старом офисе, а одну в новом. Так одни будут перевозить вещи, а другие сразу расставлять.

Таким образом, этот путь требует от вас максимального участия, контроля и тщательного планирования, переговоров с сотрудниками (в том числе, возможно, вам придется как-то компенсировать выполнение ими несвойственных задач). Плюсы самостоятельного переезда – это, конечно, экономия на перевозчике, отсутствие посторонних лиц.

Более рационально заказать услугу офисного переезда специализированной компании, такой как GRUZOPEREVOZKI.MD. Таким образом можно свести к минимуму потери рабочего времени и не навязывать собственному персоналу несвойственные ему функции, которые он не сможет выполнить продуктивно. Профессиональный сервис сводит к минимуму вероятность повреждения оборудования и мебели при транспортировке. К тому же цена качественного офисного переезда вполне доступна и зависит от объема работ.

В том случае, если у вас небольшая компания и вы уже решили организовать самостоятельный офисный переезд , прибегнув к помощи своих сотрудников, вам необходимо придерживаться некоторых советов, для того, чтобы процесс прошел удачно:

1. Разделите сотрудников на группы, каждая из которых будет заниматься определенным видом работы: сбор документации и прочих вещей, подготовка офисной техники и мебели, погрузка на старом офисе и выгрузка на новом, подбор грузового транспорта и т.д.
2. Поручите каждому из сотрудников собрать вещи на своем рабочем месте, полностью освободив мебель. То, что в новом офисе не понадобится, лучше утилизировать сразу же.
3. Не забывайте о маркировке! Обязательно делайте пометки на каждой коробке, а в отдельном блокноте составляйте детальный список содержимого.
4. Естественно, особого внимания требует сбор документации и ее подготовка к переезду.
5. В целях безопасности всю важную информацию, содержащуюся в компьютерах сотрудников, необходимо скопировать на внешние носители или в облачные хранилища. Даже если в процессе транспортировки какая-то техника выйдет из строя, информацию не придется долго восстанавливать.
6. Тщательно упакуйте всю оргтехнику, обязательно подписывая на таре вид техники и ее принадлежность к определенному отделу/рабочему месту. Все кабели, переходники и т.д. уложите в отдельные пакеты и сложите в коробки с оргтехникой, обязательно промаркировав их.
7. Из мебели вытащите все полки и ящики, крупную мебель при необходимости разберите и упакуйте с помощью стрейч пленки или пузырьковой пленки. Особое внимание уделите стеклянным и зеркальным деталям, а также фасадным частям мебели.
8. При погрузке в кузов грузового такси вначале размещайте наиболее габаритные предметы (шкафы, крупную технику), а затем более мелкие предметы и остальные вещи.

Переезд офиса собственными силами – трудоемкое мероприятие со своими недостатками. Во-первых, работники тратят силы, которые могли бы направить на реализацию полезных дел. Во-вторых, во время перевозки может быть испорчена техника и инвентарь, деформирована мебель. 

 Чтобы оценить выгоду услуг профессионалов по переезду потребуется сравнить затраты и риски при двух вариантах переезда. В случае его организации собственными силами суммируются потери от упущенной выгоды из-за простоя и затраты на оплату труда собственного персонала в день переезда. К этим расходам, возможно, придется добавить потери из-за повреждения мебели и оргтехники. Стоимость же услуг профессионалов фиксирована и определяется расчетным путем. К тому же гарантируется сохранность имущества. Поэтому услуга профессионального переезда офиса выгодна компаниям. 

Как уже было написано выше, справиться с переездом офиса самостоятельно хоть и сложно, но вполне возможно. Однако есть в этом деле момент, где без помощи профессионалов никак не обойтись. Это необходимость перевезти сейф или сервера. Вес этих грузов зачастую превышает даже тонну, поэтому эту работу должны выполнять опытные грузчики-такелажники, часто с привлечением погрузочной спецтехники. Компания GRUZOPEREVOZKI.MD располагает всеми необходимыми ресурсами, чтобы выполнить эту работу качественно!

Если вы обратитесь в нашу компанию для осуществления офисного переезда, с вас снимается практически вся организационная сторона. Квалифицированный менеджер нашей компании проведет оценку стоимости услуги переезда и выполнит планирование работ. При этом определяется оптимальное количество и вид транспортных средств, необходимых для перевозки, численность грузчиков, необходимость специального оборудования, приспособлений, инструмента для разборки мебели, а также потребность упаковочных материалов. Наша компания рассчитает оптимальный маршрут, и вы получите переезд, как говориться, под ключ.

Дополнительным преимуществом выполнения переезда нашей компанией является возможность ни на день не прерывать деятельность фирмы. Собственными силами переезжающей компании выполняется лишь упаковка сотрудниками личных вещей и документации в архивные короба, их маркировка и составление перечня мебели, оборудования и архивов. Эти операции могут быть проведены без отрыва от основных обязанностей.

Все подготовительные работы по упаковке техники и подготовке мебели к транспортировке будут проведены специалистами компании GRUZOPEREVOZKI.MD, а саму перевозку имущества офиса можно провести в выходной день.

Даже если его проведением будут заниматься профессионалы, вам не удастся совсем не принимать в нем участия.  Для начала вы должны иметь некоторое представление, как будет выглядеть данный процесс, и тщательно просмотреть все нюансы. Составьте план переезда. Напишите на бумажке вещи, которые необходимо будет перевезти в новый офис. Во время составления плана вам нужно взять в расчет компьютерную технику, которая будет транспортироваться. Перед тем как собрать серьезные документы сделайте копии тех документов которые хранятся на компьютере, так как при случайности с компьютера может удалиться информация. Самое главное в офисном переезде это упаковка необходимых вещей.

Для начала соберите оргтехнику и компьютеры. Если у вас сохранились коробки во время покупки компьютера, то можно воспользоваться ими. Если коробки не сохранились, то используйте крепкую картонную коробку, которые выдержат вес компьютера. Коробки, стрейч-пленку, пузырчатую пленку, скотчи и другие упаковочные материалы можно купить ЗДЕСЬ. Итак, вещи разложены по коробкам, на каждой вещи напишите, чья эта вещь. Благодаря этому вы сможете быстро расставить все вещи по местам и тем самым предотвратить попадание пыли.

Когда вы собрали всю технику и она готова к переезду, то необходимо заняться перевозкой мебели. Стоит отметить что перевозка квартирной мебели хоть и отличается от офисной, но если у вас уже есть опыт в перевозке мебели из квартиры, то в случае с офисной мебелью, проблем возникнуть не должно. Также необходимо расставить и те вещи по коробкам, которые находились в помещений (зеркала и т.д). Если у вас все готово к переезду, то можете смело приступать. 

Также, на стадии оформления заказа, компании нужно сообщить определенную информацию, чтобы специалисты, в свою очередь могли составить план предстоящего переезда:

• адрес офиса и место, куда нужно перевезти имущество;
• количество рабочих мест, наличие тяжелых предметов;
• желаемые сроки переезда, удобное время для начала работ.

Заключительный этап – это генеральная уборка помещения. Как итог, обратившись в нашу компанию, вы получаете полный пакет услуг. Специалисты помогут в короткие сроки перевезти офис , гарантируя сохранность имущества. Вы экономите время, что очень важно для офиса, максимально быстро переезжая на новое место.

Доверяйте официальным исполнителям, которые предоставят качественный сервис, обеспечивая переезд «под ключ» точно в обговоренные сроки.